Privacy- & cookiebeleid

Je privacy is essentieel voor ons, en wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Duidelijk uitleggen waarom en hoe wij persoonsgegevens verwerken.
• Alleen gegevens verzamelen die strikt noodzakelijk zijn voor onze doeleinden.
• Toestemming vragen wanneer dat vereist is voor het verwerken van persoonsgegevens. Passende beveiligingsmaatregelen treffen en hetzelfde eisen van partijen die namens ons gegevens verwerken.
• Je rechten respecteren, zoals het recht om je gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen.

Wij verwerken je persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Voor elk doel leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij die verwerken en hoe lang die worden bewaard. Heb je vragen of wil je precies weten welke gegevens wij van je hebben? Neem gerust contact met ons op via de contactgegevens onderaan dit document.

Wanneer je per e-mail, telefoon, via ons contact- of supportformulier contact met ons opneemt, een afspraak maakt of ons op een andere manier benadert, verwerken wij gegevens om je verzoek af te handelen. Dit kan de volgende persoonsgegevens omvatten:

• Naam
• Bedrijfsnaam (voor zakelijke contacten)
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
• Woonplaats
• Socialmedia-account
• Inhoud van het bericht dat je verstrekt

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om je vragen, opmerkingen of klachten doeltreffend af te handelen.

Bewaring van contactgegevens

De informatie die je verstrekt, wordt bewaard om je vraag of klacht af te handelen. Deze gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor contact of tot maximaal twee jaar na het laatste contactmoment, om er zeker van te zijn dat je vraag of klacht naar tevredenheid is afgehandeld.

In onze webshop kun je een account aanmaken om bestellingen te plaatsen, hoewel bestellen zonder account ook mogelijk is. Bij het plaatsen van een bestelling verwerken wij de noodzakelijke gegevens om deze correct af te handelen. Dit omvat:

• Accountgegevens
• Naam
• Bedrijfsnaam (voor zakelijke contacten)
• Adres
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
• Betaalgegevens
• IP-adres
• Eventuele aanvullende informatie die je bij de bestelling verstrekt

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om je bestelling zorgvuldig te verwerken en af te ronden.

Bewaren van contactgegevens

Gegevens worden bewaard tot maximaal twee jaar na je laatste accountactiviteit of na je meest recente bestelling. Bepaalde informatie wordt langer bewaard indien dit wettelijk verplicht is, zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Op onze websites tonen wij beeldmateriaal dat door ons of onze samenwerkingspartners is geproduceerd, uitsluitend met jouw toestemming. Hiervoor kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam
• Bedrijfsnaam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Klantnummer
• Handtekening van de contactpersoon
• Beeldmateriaal
• Eventuele persoonlijke informatie die je deelt in beeldmateriaal (zoals video's). Deze gegevens worden zorgvuldig behandeld en uitsluitend gebruikt voor de overeengekomen doeleinden.

Toestemming en bewaartermijn

Wij verwerken deze informatie op basis van de door jou verleende toestemming. De gegevens worden bewaard totdat je besluit je toestemming in te trekken. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen.

Na het plaatsen van een bestelling in onze webshop kun je deze volgen via onze Track & Trace-website. Voor deze dienst verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Bestelgegevens
• Adres

Deze gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Wanneer je een afspraak maakt bij een van onze kantoren of showrooms, verwerken wij de volgende gegevens om de afspraak te faciliteren:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Bedrijfsnaam (voor zakelijk contact)
• Gegevens van de afspraak

Deze gegevens worden tot maximaal twee jaar na de afspraak in onze agenda bewaard.

Cameratoezicht

Bij een bezoek aan onze locaties kunnen camerabeelden van je worden vastgelegd voor de veiligheid van bezoekers, medewerkers en eigendommen. Dit gebeurt op basis van een gerechtvaardigd belang bij veiligheid. De beelden worden maximaal vier weken bewaard, tenzij er een dringende reden is om ze langer te bewaren.

Onze applicaties, beschikbaar in de App Store, Google Play en te downloaden via onze website, bieden toegang tot onze diensten. Voor het gebruik daarvan verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• Inloggegevens
• Apple ID of Google Play account (bij gebruik van onze bèta-apps)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Locatiegegevens (bij gebruik van de bezorgmodule)

Deze gegevens worden bewaard zolang je de app gebruikt of tot maximaal twee jaar na je laatste accountactiviteit, ervan uitgaande dat je geen gebruik meer wilt maken van onze diensten.

Meldingen. Bij het gebruik van onze applicaties kun je ervoor kiezen meldingen te ontvangen, zoals waarschuwingen over nieuwe berichten binnen de app. Deze meldingen verschijnen rechtstreeks op je apparaat.

Hiervoor verwerken wij:

• Unieke gebruikers-ID

Deze gegevens worden uitsluitend met jouw toestemming gebruikt. De informatie wordt bewaard totdat je je toestemming intrekt. Je kunt dit op elk moment aanpassen via de app-instellingen.

Onze websites bevatten blogs waarin wij updates en inzichten delen over onderwerpen zoals automatisering, horecasoftware, trends in de horecasector en nieuws over Vrodex.

Je kunt je via onze website aanmelden voor de Vrodex-nieuwsbrief. Met jouw toestemming ontvang je wekelijks of maandelijks e-mails met updates over acties, kortingen, nieuwe producten en diensten, en andere relevante ontwikkelingen. Daarnaast kunnen wij, indien gewenst, gepersonaliseerde berichten sturen op basis van je account.

Voor het versturen van de nieuwsbrief verwerken wij:

• Naam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres

Deze gegevens worden bewaard zolang je ingeschreven blijft. Uitschrijven is eenvoudig en kan op elk moment via de link onderaan de nieuwsbrief. Belangrijke updates over Vrodex worden doorgaans rechtstreeks in het Vrodex-dashboard weergegeven.

Om onze diensten te optimaliseren, kun je een enquête invullen waarin je feedback geeft over onze dienstverlening. Deze gegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren.

Hiervoor verwerken wij:

• Naam
• E-mailadres
• Je antwoorden in de enquête

De gegevens worden maximaal twee jaar bewaard na het invullen van de enquête of het plaatsen van een review, tenzij je je toestemming eerder intrekt.

Voor de inkoop van producten bij onze leveranciers verwerken wij de noodzakelijke gegevens om bestellingen en afspraken correct af te handelen.

De volgende gegevens worden verwerkt:

• Bedrijfsnaam
• Bedrijfsadres
• Naam van de contactpersoon
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Financiële gegevens
• Eventuele aanvullende informatie die je met ons deelt

Deze gegevens worden bewaard zolang de overeenkomst van kracht is. Sommige gegevens worden langer bewaard indien dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld vanwege een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Wanneer je solliciteert op een vacature of een open sollicitatie indient, verwerken wij je gegevens om je sollicitatie te beoordelen en mogelijk een arbeidsovereenkomst voor te bereiden.

Wij verwerken de volgende gegevens:

• Naam- en adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum vitae (cv)
• Motivatiebrief
• Pasfoto
• LinkedIn-profiel
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele aanvullende informatie die je toestuurt

Bewaartermijn voor sollicitatiegegevens

• Gegevens worden tot maximaal 6 weken na het vervullen van de vacature bewaard, zodat wij contact met je kunnen opnemen als de functie tijdens de proeftijd opnieuw beschikbaar komt.
• Met jouw toestemming kunnen wij de gegevens maximaal één jaar bewaren voor toekomstige functies. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door ons te e-mailen.
• Bij indiensttreding worden de sollicitatiegegevens toegevoegd aan je personeelsdossier en bewaard volgens de wettelijke verplichtingen, tot maximaal twee jaar na het dienstverband.

Social media en internetonderzoek

Als onderdeel van de sollicitatieprocedure kunnen wij onderzoek doen via openbare bronnen, zoals Google en social media, om ons imago te beschermen. Dit gebeurt uitsluitend op basis van openbare informatie en wordt met je besproken. Als je hier bezwaar tegen hebt, kun je dit aangeven in je sollicitatie.

Wij delen je gegevens alleen met derden wanneer dit op grond van de toepasselijke wetgeving is toegestaan. Dit kan in de volgende situaties gebeuren:

• Wanneer derden worden ingeschakeld om namens ons gegevens te verwerken.
• Indien er een wettelijke grondslag is voor het delen van gegevens.
• Wanneer wij wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op verzoek van autoriteiten zoals de politie tijdens een onderzoek.

Partijen die mogelijk toegang hebben tot je gegevens:

• IT- en hostingproviders
• Leveranciers en dienstverleners
• Telecomaanbieders
• Aanbieders van cookie- en trackingdiensten
• Betaal- en incassodiensten
• Post- en bezorgdiensten
• Marketingbureaus
• Partners en externe adviseurs
• Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst of gemeenten

Wanneer gegevens worden gedeeld met leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor passende maatregelen om je privacy te beschermen, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen.

Deze verklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Vrodex. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van externe websites die via links op onze website toegankelijk zijn.

Op onze websites zijn socialmediaknoppen geïntegreerd waarmee je rechtstreeks naar de betreffende platforms kunt navigeren. Hiermee kun je onze pagina volgen of inhoud delen binnen je netwerk. Daarnaast kun je advertenties tegenkomen op je socialmedia-accounts.

Deze knoppen werken met code die afkomstig is van de socialmediaplatforms zelf. Raadpleeg voor meer informatie over hoe deze platforms met je persoonsgegevens omgaan hun privacyverklaringen.

Onze website maakt gebruik van cookies van zowel onszelf als externe partijen. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die tijdens je bezoek aan de website automatisch via de webbrowser op je apparaat (zoals een computer, tablet of smartphone) kunnen worden geplaatst of daaruit kunnen worden uitgelezen. Dezelfde regels gelden voor vergelijkbare technieken zoals local storage en session storage, die hieronder ook vermeld staan.

Bij je eerste bezoek aan onze website ontvang je een melding waarin het gebruik van cookies wordt toegelicht. Alleen de hieronder genoemde noodzakelijke en functionele items worden automatisch geplaatst. Statistiek- en marketingcookies worden pas geplaatst nadat je voor die categorie toestemming hebt gegeven: tot die tijd worden de betreffende scripts helemaal niet geladen en worden er geen gegevens naar de betrokken aanbieders verstuurd.

Een overzicht van de cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken, vind je in de onderstaande tabellen.

Noodzakelijk en functioneel. Deze zijn nodig voor basisfuncties zoals paginanavigatie, het onthouden van je taal en het vastleggen van je cookiekeuze. Ze staan altijd aan en kunnen niet worden uitgeschakeld, omdat de website zonder deze items niet goed kan werken.

Statistieken. Deze helpen ons te begrijpen hoe de website wordt gebruikt, zodat we die kunnen verbeteren. Wij gebruiken Google Analytics 4, geleverd door Google Ireland Limited. Deze cookies worden pas geplaatst nadat je de categorie statistieken accepteert, en met Google Consent Mode houden we advertentiegerelateerde signalen uitgeschakeld.

Marketing. Hiermee kunnen wij meten hoe onze advertenties presteren en je relevantere content tonen. Wij gebruiken de Meta-pixel, geleverd door Meta Platforms Ireland Limited. Deze cookies worden pas geplaatst nadat je de categorie marketing accepteert.

Ingesloten video’s. Klantverhalen kunnen een video bevatten die pas wordt geladen wanneer je erop klikt en die wordt opgehaald bij youtube-nocookie.com. Zolang je de video niet start, wordt er geen verbinding met YouTube gemaakt en worden er door YouTube geen cookies geplaatst. Zodra je dat wel doet, geldt voor die weergave het privacybeleid van Google zelf.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Google en Meta maken deel uit van Amerikaanse concerns en kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Beide zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, op grond waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat de Verenigde Staten een passend beschermingsniveau bieden. Waar nodig gelden daarnaast door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen.

Je keuze wijzigen of intrekken. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen via de link “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. Trek je je toestemming in, dan worden de betreffende scripts direct uitgeschakeld en worden de identificerende cookies van de betrokken aanbieder verwijderd voor zover dat technisch mogelijk is. Het intrekken heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden.

Cookiebeheer. Je kunt je webbrowser zo instellen dat cookies alleen met jouw toestemming worden opgeslagen. Raadpleeg de handleiding van je browser voor meer informatie hierover. Houd er rekening mee dat sommige websites mogelijk niet optimaal functioneren als cookies zijn uitgeschakeld.

Cookies verwijderen. Cookies hebben vaak een vastgestelde vervaldatum, waarna ze automatisch worden verwijderd. Je kunt er echter ook voor kiezen om cookies handmatig te verwijderen voordat deze datum verstrijkt. Stapsgewijze instructies om cookies te blokkeren of te verwijderen, vind je op de websites van de verschillende browsers, zoals Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox en Safari.