Pinautomaat koppelen aan je kassa: waarom dat goedkoper uitpakt

Bijna elke zaak neemt kaartbetalingen aan. Veel minder zaken hebben de pinautomaat die praat met de kassa. De automaat staat ernaast, iemand leest het totaal van het ene scherm en typt het over in het andere, en bij het afsluiten worden twee overzichten met de hand vergeleken.

Dat werkt. Het kost alleen meer dan het lijkt. Hieronder lees je wat er verandert als de pinautomaat aan je kassa hangt, en waarom een gekoppelde oplossing meestal goedkoper uitpakt, zelfs als het tarief per kaartsoort een fractie hoger is.

Een losse pinautomaat is een apart apparaat met een eigen contract, een eigen overzicht en een eigen beeld van de avond. Hij kent bedragen. Hij kent geen bestellingen, geen tafels, geen medewerkers en geen producten.

Een gekoppelde pinautomaat is onderdeel van het afrekenen. De kassa stuurt de exacte rekening naar de automaat. De automaat int het bedrag en stuurt het resultaat terug. De bestelling sluit zichzelf, met de betaling eraan vast: bedrag, methode, fooi, tijdstip en wie hem heeft aangenomen.

Het verschil zit dus niet in hoe de gast betaalt. Het verschil zit erin of jouw systeem weet wat er betaald is, en waarvoor.

Elke betaling op een losse automaat vraagt drie kleine handelingen van je personeel: totaal aflezen, overtypen, cijfers controleren. Tien tot vijftien seconden, elke keer, op het drukste deel van de vloer.

En daarna komt de rest.

• Bedragen die niet kloppen. Er wordt €89 getypt in plaats van €98. De gast is weg, de kassa zegt dat de tafel nog openstaat en niemand weet waarom.
• Betalingen die bij niemand horen. Op het betaaloverzicht staat een betaling om 21:14 uur. Welke tafel was dat?
• Tafels die dubbel betalen. Niemand heeft in de kassa gezet dat de rekening betaald is, dus een collega int hem nog een keer.
• Fooien die niet optellen. Een fooi op de automaat komt niet op de bestelling terecht, dus je shiftrapport en je betaaloverzicht lopen uit elkaar.
• Refunds waar de gast voor terug moet komen. Bij een losse automaat betekent geld teruggeven meestal dat de gast langskomt met dezelfde kaart.
• Het afsluiten. Iemand legt de kaartinkomsten naast een apart overzicht, vindt een verschil van €12,40 en is twintig minuten bezig om het te vinden.

Op zichzelf is niets daarvan een ramp. Bij elkaar is het een kostenpost, elke dienst opnieuw.

Dit is het eerlijke deel. Als je offertes naast elkaar legt, staat er bij een gekoppelde oplossing vaak een iets hoger tarief per kaartsoort. Een paar honderdsten van een procent op debit, wat meer op creditcard. Naast een kaal terminaltarief van een partij die verder niets doet dan geld verplaatsen, lijkt het alsof je extra betaalt voor precies dezelfde transactie.

Je betaalt niet extra voor de transactie. Je betaalt voor de transactie plus het werk dat hij in je zaak doet: de rekening ophalen, de bestelling sluiten, de fooi vastleggen en zichzelf koppelen aan de uitbetaling. Dat werk wordt nu gedaan door mensen, tegen mensentarieven, elke avond opnieuw.

Vergelijk het dus goed. Zet het tariefverschil en de personeelstijd in dezelfde som.

Neem een restaurant met €40.000 kaartomzet per maand, verdeeld over ongeveer 1.600 betalingen. Stel dat de gekoppelde oplossing 0,15 procentpunt duurder is.

Gerekend met €20 per uur inclusief werkgeverslasten. Dat is ruim €1.750 per jaar, en dan zijn alle fouten er nog uit gelaten, want die zijn lastig te prijzen en makkelijk te onderschatten. Vul je eigen getallen in: jouw tariefverschil, jouw aantal transacties, jouw uurloon. De uitkomst kantelt zelden.

Twee dingen draaien het om. Heel weinig kaartbetalingen, want dan valt er nauwelijks tijd te winnen. En heel hoge omzet, want dan groeit het tariefverschil sneller dan de uren. Zit je in die tweede groep, neem dan van niemand een lijstprijs aan, ook niet van ons. Vraag een offerte op jouw volume.

• Geen overgetypte totalen. De rekening gaat zoals hij is naar de automaat, inclusief gesplitste rekeningen en deelbetalingen.
• Fooien op de juiste bestelling. Een fooi op de automaat komt terug als fooi op die bestelling, niet als een onverklaarbaar verschil bij het afsluiten.
• Splitsen en deelbetalen op één plek. Vier gasten, vier kaarten, één tafel. De bestelling laat zien wat betaald is en wat nog openstaat.
• Refunds vanuit de kassa. Hele bestelling, één artikel of een willekeurig bedrag, terug naar de originele kaart. Tien minuten later of tien dagen later. De gast hoeft er niet bij te zijn.
• Geen dubbele afschrijvingen. De kassa weet dat de rekening al betaald is en waarschuwt voordat iemand hem nog een keer int.
• Uitval die zichzelf oplost. Valt de verbinding weg midden in een betaling, dan pikt de kassa het resultaat op zodra hij weer online is. Niets raakt kwijt en niets wordt dubbel afgeschreven.
• Overzichten die kloppen. Kaart, contant, bonnen en fooien in één afsluitrapport, per shift en per dag, omdat ze uit dezelfde administratie komen.
• Uitbetalingen die je kunt controleren. Je ziet de uitbetaling, de transactiekosten en de betalingen die erin zitten, naast de omzet waar ze vandaan komen. Je bankafschrift is in een paar minuten klaar.
• Sneller aan tafel. Minder handelingen, minder heen en weer lopen naar de kassa, sneller doordraaien op een volle avond.
• Eén factuur en één helpdesk. Gaat er iets mis, dan is er niemand die naar een ander kan wijzen.

Soms is het gewoon prima. Neem je een handvol kaartbetalingen per dag aan, dan valt er weinig tijd te winnen en kan een scherp los tarief winnen. Zit je vast aan een terminalcontract met een lange opzegtermijn, wacht het dan uit en stap over als het afloopt. En ben je simpelweg tevreden over je provider, hou hem dan. Vrodex POS werkt gewoon naast de pinautomaat die je al hebt, dus niets dwingt je om meteen over te stappen.

We raden de gekoppelde variant alleen aan om wat hij weghaalt, niet omdat je hem bij ons moet kopen.

Vrodex Payments draait op Mollie en kost €5,95 per maand als module bovenop je kassa van €44,95 per maand. De automaat haalt de rekening uit de kassa, het resultaat komt terug op de bestelling en refunds gaan vanaf datzelfde scherm de deur uit.

Aannemen doe je zoals het uitkomt. Een vaste of mobiele pinautomaat. SoftPOS op een moderne Android-telefoon, zodat een toestel dat je team toch al bij zich heeft een pinautomaat aan tafel wordt. Een betaallink of QR voor een rekening die na sluitingstijd wordt voldaan. Online betalingen voor je bestelpagina. Welke je ook kiest: elke betaling komt op de juiste bestelling terecht.

Uitbetalingen staan de volgende werkdag op je rekening. Voor pinbetalingen in je zaak krijg je een aanbod op jouw volume en jouw mix van kaarten, in de tariefstructuur die bij je past. De tarieven voor online betalingen staan op de prijzenpagina en de pinautomaten op de hardwarepagina. Geen verrassingen achteraf.

De kassa zelf draait op wat je al hebt: Windows, Mac, iPad, Android of iPhone. Tafels, gesplitste rekeningen en rapporten per shift zitten erin, en reserveringen en online bestellen zet je erbij aan wanneer je wilt. Hoe de koppeling stap voor stap werkt, lees je op de pagina over kassagekoppelde pin.

1. Kan de automaat het bedrag uit mijn kassa ontvangen, of typt iemand het over? Vraag om een demo op een echte rekening, niet op een slide.
2. Kan ik vanuit de kassa refunden, zonder dat de gast met zijn kaart voor me staat?
3. Laat het betaaloverzicht de uitbetaling, de kosten en de betalingen daarin zien? Dat is wat je bankafschrift terugbrengt tot vijf minuten werk.
4. Wat kost de automaat per maand en wat is de opzegtermijn? Het tarief is zelden de hele rekening.
5. Wat is de volledige tarievenkaart, per kaartsoort? Consument, zakelijk, credit, Amex, Europees en internationaal. Eén percentage op de voorpagina is geen tarievenkaart.

Tel daarna je kaartbetalingen van vorige maand en maak de som hierboven met je eigen getallen. Het kost tien minuten en meestal is de discussie daarna klaar.

Betalen is het laatste wat een gast bij je doet. Dan is het wel zo prettig als je systeem het ook echt onthoudt. Wil je zien wat de gekoppelde variant op jouw volume doet, gebruik de besparingscalculator of vraag een aanbod op je eigen cijfers. Liever eerst zien hoe het werkt? Probeer Vrodex 30 dagen gratis.