Dexy: de AI-telefoonassistent die opneemt terwijl jij bedient

Het is acht uur op zaterdagavond. Alle tafels zijn bezet, de keuken roept om service en de telefoon gaat alweer. Iemand wil morgen een tafel voor vier. Iemand anders is later. Een derde beller vraagt of je maandag open bent. Elk gesprek duurt twee minuten, en elke keer loopt er iemand bij een gast weg om op te nemen.

Daarvoor hebben we Dexy gebouwd: een AI-telefoonassistent die de telefoon van je restaurant opneemt, tafels reserveert in je eigen reserveringsboek en alleen doorverbindt als je team echt nodig is.

Op een drukke avond krijgt een restaurant tot 50 telefoontjes, van gemiddeld zo’n twee minuten. Dat is 100 minuten van iemands avond, met de telefoon aan het oor bij de kassa in plaats van op de vloer. En de telefoontjes die je mist, zijn vaak reserveringen die ergens anders terechtkomen.

Bijna al die gesprekken zijn eenvoudig. Een tafel voor vier. Zijn jullie maandag open. We zijn tien minuten later. Hebben jullie iets glutenvrijs. Daar is geen mens voor nodig, wel een snel en juist antwoord. Reken het voor je eigen zaak uit met de calculator op de Dexy-pagina.

Met Vrodex Bookings werkt Dexy in hetzelfde reserveringsboek als je team. Dexy kijkt naar je echte beschikbaarheid, reserveert de tafel en stuurt de bevestiging via WhatsApp. Geen tweede systeem en geen lijstje dat je achteraf moet overtikken.

• Vol? Dan biedt Dexy een andere tijd aan, een kortere zitting als de avond bijna vol is, of een plek op de wachtlijst.
• Wijzigen of annuleren. Dexy vindt de reservering van een beller aan het nummer waarmee die belt, en verzet of annuleert hem zodra de gast het bevestigt.
• Jij bepaalt wat mag. Reserveren, wijzigen en annuleren hebben elk een eigen schakelaar. Zet je er een uit, dan stuurt Dexy de gast een link om het zelf te doen.

Reserveringen die Dexy heeft gemaakt, herken je in je reserveringslijst meteen aan een eigen icoon.

Gebruik je ook Online bestellen? Dan neemt Dexy ook bestellingen aan de telefoon aan. Dexy kent je online menu, neemt afhaal- en bezorgbestellingen voor vandaag op en controleert het bezorgadres. De bestelling komt op de kassa binnen zoals een online bestelling en wordt betaald bij het afhalen of bij de bezorging.

De gast kan na het gesprek een bevestiging via WhatsApp krijgen, en een bericht zodra jij de bestelling accepteert of afwijst.

Het nummer van Dexy neemt ook WhatsApp-berichten aan. Gasten kunnen in een chat een vraag stellen of een tafel reserveren, op elk moment van de dag, en Dexy antwoordt daar net zoals aan de telefoon. Zet de chatlink op je website, je Google-profiel of Instagram, en kies zelf de profielfoto en omschrijving die gasten in de chat zien.

Niet elk restaurant wil een assistent op elk gesprek. Met het opneemschema kies je wie er opneemt, en wanneer:

• Eerst je eigen telefoon. Je eigen telefoon gaat over, en neemt niemand op binnen het aantal seconden dat jij instelt, dan neemt Dexy het gesprek over.
• Alleen Dexy. Voor de drukste uren, als je helemaal niet gestoord wilt worden.
• Alleen je eigen telefoon. Voor de rustige middag waarop je liever zelf opneemt.

Heeft een gesprek wel een mens nodig, zoals een klacht, een groep van 24 of een vraag over een feest, dan verbindt Dexy door naar het juiste nummer voor die reden. Elke doorverbinding heeft eigen tijden. Tijdens de service noteert Dexy een bericht, zodat niemand van de vloer wordt gehaald voor iets dat kan wachten.

Je stelt Dexy in via de backoffice, in je eigen woorden. Elke wijziging werkt bij het volgende gesprek.

• Negen talen. Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Portugees, Pools en Turks. Dexy begint in jouw taal en schakelt over zodra de beller een andere taal spreekt. Bellers kunnen ook met de toetsen een taal kiezen.
• Jouw stem en begroeting. Kies de stem, geef de assistent een eigen naam en schrijf je eigen begroeting.
• Kent je zaak. Openingstijden, de kaart, allergieën, parkeren, het terras. Voeg een omschrijving, eigen instructies en veelgestelde vragen toe, en Dexy antwoordt als iemand die bij jou werkt.
• Spreekt namen goed uit. Zegt Dexy een gerecht, straat of naam verkeerd? Leg uit hoe het moet klinken en luister het meteen terug.

Standaard stelt Dexy zich voor als digitale assistent. Bellers weten met wie ze praten, en niemand voelt zich voor de gek gehouden.

Elk gesprek komt in de backoffice binnen met een korte samenvatting, de opname en het volledige transcript. Moet er iets opgevolgd worden, dan krijgt het gesprek de status Actie nodig en gaat de samenvatting per e-mail naar je team.

• Zie welke gesprekken Dexy nu voert, en hoe elk gesprek is afgelopen.
• Luister een opname terug met het transcript ernaast.
• Zoek op telefoonnummer, of filter op onderwerp en resultaat.
• Het dashboard laat zien hoeveel spreektijd Dexy je heeft bespaard, hoeveel reserveringen er zijn gemaakt en waarom gasten bellen.

Telefoongesprekken zijn persoonsgegevens, dus Dexy gaat er zorgvuldig mee om. Bellers horen aan het begin van elk gesprek dat het wordt opgenomen, en waarom. Jij kiest hoe lang gesprekken bewaard blijven, van 7 tot 90 dagen. Daarna worden opnames, transcripten en gegevens van de beller automatisch verwijderd. Je kunt alle gesprekken van een telefoonnummer opzoeken en in één keer verwijderen. Maakt een beller bezwaar tegen de opname, dan worden de opname en het transcript verwijderd. De backoffice schrijft zelfs de tekst voor je privacyverklaring.

Plan een demo en we zetten Dexy samen met je op. Wij regelen een lokaal nummer, jij beschrijft je zaak, kiest een stem en stelt in wanneer er doorverbonden mag worden. Daarna bel je Dexy eerst zelf om te testen, nog voordat je gasten dat doen.

Je houdt je eigen nummer. Schakel het door naar Dexy, altijd of alleen als niemand opneemt, en zet het nieuwe nummer desgewenst op je website en Google-profiel.

Plan een gratis demo of lees meer op de Dexy-pagina.