Dexy : l’assistant téléphonique IA qui répond pendant que vous servez

Samedi, vingt heures. Toutes les tables sont prises, la cuisine appelle le service et le téléphone sonne encore. Quelqu’un veut une table pour quatre demain. Quelqu’un d’autre sera en retard. Un troisième appelant demande si vous êtes ouverts lundi. Chaque appel dure deux minutes, et à chaque fois quelqu’un quitte un client pour décrocher.

C’est pour cela que nous avons créé Dexy : un assistant téléphonique IA qui répond au téléphone de votre restaurant, réserve les tables dans votre propre carnet de réservations et ne transfère un appel que lorsque votre équipe est vraiment nécessaire.

Un soir de rush, un restaurant reçoit jusqu’à 50 appels, d’environ deux minutes chacun. Cela fait 100 minutes de la soirée de quelqu’un passées à la caisse, le téléphone à l’oreille, au lieu d’être en salle. Et les appels manqués sont souvent des réservations qui partent ailleurs.

Presque tous ces appels sont simples. Une table pour quatre. Êtes-vous ouverts lundi. Nous avons dix minutes de retard. Avez-vous quelque chose sans gluten. Ils n’ont pas besoin d’une personne, mais d’une réponse rapide et juste. Faites le calcul pour votre établissement avec le simulateur de la page Dexy.

Avec Vrodex Bookings, Dexy travaille dans le même carnet de réservations que votre équipe. Il vérifie vos vraies disponibilités, réserve la table et envoie la confirmation sur WhatsApp. Pas de second système, ni de liste à recopier ensuite.

• Complet ? Dexy propose un autre horaire, un service plus court quand la soirée est presque pleine, ou une place sur la liste d’attente.
• Modifications et annulations. Dexy retrouve la réservation d’un appelant grâce au numéro depuis lequel il appelle, et la déplace ou l’annule dès que le client confirme.
• Vous décidez de ce qu’il peut faire. Réserver, modifier et annuler ont chacun leur propre interrupteur. Désactivez-en un et Dexy envoie au client un lien pour le faire lui-même.

Les réservations prises par Dexy portent leur propre icône dans votre liste, pour voir d’un coup d’œil celles qui sont arrivées par téléphone.

Vous utilisez aussi la commande en ligne ? Alors Dexy prend aussi les commandes par téléphone. Il connaît votre carte en ligne, prend les commandes à emporter et en livraison pour aujourd’hui et vérifie l’adresse de livraison. La commande arrive sur la caisse comme une commande en ligne et se paie au retrait ou à la livraison.

Le client peut recevoir une confirmation sur WhatsApp après l’appel, puis un message dès que vous acceptez ou refusez la commande.

Le numéro de Dexy reçoit aussi les messages WhatsApp. Les clients peuvent poser une question ou réserver une table par chat, à toute heure, et Dexy y répond comme au téléphone. Mettez le lien du chat sur votre site, votre profil Google ou Instagram, et choisissez la photo de profil et la description que les clients voient dans le chat.

Tous les restaurants ne veulent pas d’un assistant sur chaque appel. Avec le planning de réponse, vous choisissez qui décroche, et quand :

• Votre téléphone d’abord. Votre propre téléphone sonne, et si personne ne décroche dans le nombre de secondes choisi, Dexy prend l’appel.
• Dexy uniquement. Pour les heures de rush, quand vous ne voulez aucune interruption.
• Votre téléphone uniquement. Pour l’après-midi calme où vous préférez répondre vous-même.

Quand un appel nécessite vraiment une personne, comme une réclamation, un groupe de 24 ou une demande d’événement, Dexy le transfère au bon numéro selon le motif. Chaque transfert a ses propres horaires. Pendant le service, Dexy prend plutôt un message, pour que personne ne quitte la salle pour quelque chose qui peut attendre.

Vous configurez Dexy dans le back-office, avec vos propres mots. Chaque modification est active dès l’appel suivant.

• Neuf langues. Néerlandais, anglais, allemand, français, espagnol, italien, portugais, polonais et turc. Dexy commence dans votre langue et change dès que l’appelant en parle une autre. Les appelants peuvent aussi choisir une langue avec le clavier.
• Votre voix et votre accueil. Choisissez la voix, donnez un nom à l’assistant et écrivez votre propre message d’accueil.
• Connaît votre établissement. Horaires, carte, allergies, stationnement, terrasse. Ajoutez une description, vos propres instructions et une FAQ, et Dexy répond comme quelqu’un de la maison.
• Prononce bien les noms. Dexy écorche un plat, une rue ou un nom ? Écrivez comment il doit sonner et écoutez le résultat tout de suite.

Par défaut, Dexy se présente comme un assistant numérique. Les appelants savent à qui ils parlent, et personne ne se sent trompé.

Chaque conversation arrive dans le back-office avec un court résumé, l’enregistrement et la transcription complète. Quand un suivi est nécessaire, l’appel est marqué Action requise et le résumé part par e-mail à votre équipe.

• Voyez les appels que Dexy est en train de traiter, et comment chacun s’est terminé.
• Réécoutez un enregistrement avec la transcription à côté.
• Cherchez par numéro de téléphone, ou filtrez par sujet et par résultat.
• Le tableau de bord montre combien de temps de conversation Dexy vous a épargné, combien de réservations il a prises et pourquoi les clients appellent.

Les appels téléphoniques sont des données personnelles, alors Dexy les traite avec soin. Les appelants entendent au début de chaque appel qu’il est enregistré, et pourquoi. Vous choisissez combien de temps les conversations sont conservées, de 7 à 90 jours. Ensuite, enregistrements, transcriptions et coordonnées des appelants sont supprimés automatiquement. Vous pouvez retrouver toutes les conversations d’un numéro et les supprimer en une fois. Si un appelant s’oppose à l’enregistrement, l’enregistrement et la transcription sont supprimés. Le back-office rédige même le texte de votre politique de confidentialité.

Réservez une démo et nous configurons Dexy avec vous. Nous fournissons un numéro local, vous décrivez votre établissement, choisissez une voix et définissez quand les appels peuvent être transférés. Ensuite, vous appelez Dexy vous-même pour le tester, avant vos clients.

Vous gardez votre propre numéro. Renvoyez-le vers Dexy, toujours ou seulement quand personne ne décroche, et mettez le nouveau numéro sur votre site et votre profil Google si vous le souhaitez.

Réserver une démo gratuite ou en savoir plus sur la page Dexy.