Porque é que um terminal de pagamento ligado ao POS sai mais barato

Quase todos os negócios aceitam pagamentos com cartão. Muito menos têm o terminal a comunicar com a caixa. O terminal fica ao lado do POS, alguém lê o total num ecrã e digita-o no outro, e no fecho comparam-se dois relatórios à mão.

Funciona. Mas custa mais do que parece. Explicamos abaixo o que muda quando o terminal está ligado ao POS e porque é que uma solução integrada costuma sair mais barata, mesmo quando a taxa por tipo de cartão é uma fração mais alta.

Um terminal não ligado é uma máquina à parte, com o seu próprio contrato, o seu próprio relatório e a sua própria visão da noite. Conhece valores. Não conhece pedidos, mesas, funcionários nem produtos.

Um terminal ligado faz parte do pagamento. O POS envia a conta exata para o terminal. O terminal cobra e devolve o resultado. O pedido fecha-se sozinho com o pagamento associado: valor, método, gorjeta, hora e quem o recebeu.

A diferença, portanto, não está na forma como o cliente paga. Está em saber se o seu sistema sabe o que foi pago, e pelo quê.

Cada pagamento num terminal não ligado obriga a equipa a três pequenas tarefas: ler o total, digitá-lo, confirmar os números. Dez a quinze segundos, sempre, na zona mais movimentada da sala.

E depois vem o resto.

• Valores que não batem certo. €98 digitado como €89. O cliente já saiu, a caixa ainda diz que a mesa deve dinheiro e ninguém sabe porquê.
• Pagamentos que não são de ninguém. O relatório de cartões mostra um pagamento às 21:14. Que mesa era?
• Mesas que pagam duas vezes. Ninguém marcou a conta como paga, por isso um colega cobra-a outra vez.
• Gorjetas que não batem certo. Uma gorjeta dada no terminal nunca chega ao pedido, e o relatório do turno e o relatório de cartões deixam de coincidir.
• Reembolsos que obrigam o cliente a voltar. Num terminal isolado, devolver dinheiro costuma implicar que o cliente apareça com o mesmo cartão.
• O fecho. Alguém põe as receitas de cartão ao lado de outro relatório, encontra uma diferença de €12,40 e passa vinte minutos à procura dela.

Nada disto é uma catástrofe por si só. Junto, é um imposto sobre cada turno.

Esta é a parte honesta. Ponha as propostas lado a lado e uma solução integrada mostra muitas vezes uma taxa ligeiramente mais alta por tipo de cartão. Umas centésimas de ponto percentual no débito, um pouco mais no crédito. Ao lado da taxa simples de um fornecedor que só movimenta dinheiro, pode parecer que está a pagar mais pela mesmíssima transação.

Não está a pagar mais pela transação. Está a pagar pela transação mais o trabalho que ela faz dentro do seu negócio: ir buscar a conta, fechar o pedido, registar a gorjeta e conciliar-se com a transferência. Neste momento, esse trabalho é feito por pessoas, ao preço de pessoas, todas as noites.

Por isso, compare como deve ser. Ponha a diferença de taxa e o tempo da equipa na mesma conta.

Imagine um restaurante com €40.000 por mês em pagamentos com cartão, repartidos por cerca de 1.600 pagamentos. Digamos que a solução integrada custa mais 0,15 pontos percentuais.

Tempo da equipa a €20 por hora, incluindo encargos patronais. São mais de €1.750 por ano, e isto deixa de fora todos os erros, porque são difíceis de quantificar e fáceis de subestimar. Faça as contas com os seus números: a sua diferença de taxa, o seu número de transações, o seu custo por hora. O resultado raramente se inverte.

Há duas situações que o invertem. Muito poucos pagamentos com cartão, porque aí quase não há tempo a poupar. E uma faturação muito alta, porque aí a diferença de taxa cresce mais depressa do que as horas. Se está neste segundo grupo, não aceite o preço de tabela de ninguém, nem o nosso. Peça uma proposta para o seu volume.

• Nada de totais digitados. A conta vai para o terminal tal como está, incluindo contas divididas e pagamentos parciais.
• Gorjetas no pedido certo. Uma gorjeta dada no terminal volta como gorjeta desse pedido, e não como uma diferença inexplicável no fecho.
• Divisão de contas e pagamentos parciais num só sítio. Quatro clientes, quatro cartões, uma mesa. O pedido mostra o que está pago e o que falta pagar.
• Reembolsos a partir do POS. O pedido inteiro, um único artigo ou qualquer valor, de volta para o cartão original. Dez minutos depois ou dez dias depois. O cliente não precisa de estar presente.
• Sem cobranças duplicadas. O POS sabe que a conta já está paga e avisa antes que alguém a cobre outra vez.
• Falhas de ligação que se resolvem sozinhas. Se a ligação cair a meio de um pagamento, o POS recupera o resultado assim que volta a estar online. Nada se perde e nada é cobrado duas vezes.
• Relatórios que batem certo. Cartão, numerário, vales e gorjetas num só relatório de fecho, por turno e por dia, porque vêm dos mesmos registos.
• Transferências que pode verificar. Veja a transferência, as taxas de transação e os pagamentos incluídos, mesmo ao lado das receitas de onde vieram. O extrato bancário passa a ser trabalho de cinco minutos.
• Mais rapidez à mesa. Menos toques, menos idas à caixa, mesas a rodar mais depressa numa noite cheia.
• Uma fatura e um só apoio ao cliente. Quando algo corre mal, já não há ninguém para atirar a culpa a outro.

Às vezes serve mesmo. Se faz meia dúzia de pagamentos com cartão por dia, há pouco tempo a ganhar e uma boa taxa de um terminal isolado pode sair a ganhar. Se está preso a um contrato de terminal com um longo pré-aviso, cumpra-o e mude quando terminar. E se simplesmente está satisfeito com o seu fornecedor, fique com ele. O Vrodex POS funciona lado a lado com o terminal que já tem, por isso nada o obriga a mudar logo no primeiro dia.

Recomendamos a versão ligada pelo que ela lhe tira de cima, não porque tenha de a comprar a nós.

O Vrodex Payments funciona com a Mollie e custa €5,95 por mês, como módulo adicional ao seu POS de €44,95 por mês. O terminal recebe a conta da caixa, o resultado volta para o pedido e os reembolsos saem desse mesmo ecrã.

Receba os pagamentos da forma que melhor servir o momento. Um terminal fixo ou portátil. SoftPOS num telemóvel Android recente, para que um aparelho que a equipa já traz consigo se transforme num leitor de cartões à mesa. Um link de pagamento ou código QR para uma conta acertada depois do fecho. Pagamentos online para a sua página de encomendas. Seja qual for a opção, cada pagamento fica no pedido certo.

As transferências chegam à sua conta bancária no dia útil seguinte. Para os pagamentos com cartão no estabelecimento recebe uma proposta para o seu volume e a sua combinação de cartões, na estrutura de taxas que lhe convier. As taxas dos pagamentos online estão na página de preços e os terminais na página de hardware. Sem surpresas depois.

O POS funciona no que já tem: Windows, Mac, iPad, Android ou iPhone. As mesas, as contas divididas e os relatórios por turno estão incluídos, e acrescenta as reservas e as encomendas online quando quiser. Como a ligação funciona, passo a passo, está na página sobre o terminal de pagamento integrado com o POS.

1. O terminal pode receber o valor do meu POS, ou alguém tem de o digitar? Peça uma demonstração com uma conta real, não com um diapositivo.
2. Posso reembolsar a partir do POS, sem o cliente estar ali com o cartão?
3. O relatório de pagamentos mostra a transferência, as taxas e os pagamentos incluídos? É isso que transforma o extrato bancário em cinco minutos de trabalho.
4. Quanto custa o terminal por mês e qual é o pré-aviso? A taxa raramente é a fatura toda.
5. Qual é a tabela de taxas completa, por tipo de cartão? Particular, empresarial, crédito, Amex, europeu e internacional. Uma percentagem de destaque não é uma tabela de taxas.

Depois, conte os pagamentos com cartão do mês passado e faça a conta acima com os seus números. Demora dez minutos e costuma encerrar a discussão.

Pagar é a última coisa que um cliente faz consigo. Vale a pena ter um sistema que se lembre realmente disso. Para ver o que a versão ligada faz com o seu volume, use a calculadora de poupança ou peça-nos uma proposta com os seus próprios números. Prefere vê-lo a funcionar primeiro? Experimente a Vrodex grátis durante 30 dias.