Warum ein Kartenterminal an der Kasse dich weniger kostet

Fast jeder Betrieb nimmt Kartenzahlungen an. Viel weniger haben ein Kartenterminal, das mit der Kasse spricht. Das Terminal steht neben der Kasse, jemand liest den Betrag auf dem einen Bildschirm ab und tippt ihn in den anderen ein, und beim Abschluss werden zwei Berichte von Hand verglichen.

Das funktioniert. Es kostet nur mehr, als es aussieht. Hier liest du, was sich ändert, wenn das Terminal mit deiner Kasse verbunden ist, und warum eine integrierte Lösung meist günstiger ausfällt, selbst wenn die Gebühr pro Kartenart ein kleines bisschen höher ist.

Ein eigenständiges Terminal ist ein separates Gerät mit eigenem Vertrag, eigenem Bericht und eigener Sicht auf den Abend. Es kennt Beträge. Es kennt keine Bestellungen, keine Tische, kein Personal und keine Produkte.

Ein verbundenes Terminal ist Teil des Bezahlvorgangs. Die Kasse schickt die genaue Rechnung an das Terminal. Das Terminal kassiert den Betrag und schickt das Ergebnis zurück. Die Bestellung schließt sich selbst, mit der Zahlung daran: Betrag, Zahlungsart, Trinkgeld, Uhrzeit und wer kassiert hat.

Der Unterschied liegt also nicht darin, wie der Gast bezahlt. Der Unterschied liegt darin, ob dein System weiß, was bezahlt wurde und wofür.

Jede Zahlung an einem eigenständigen Terminal verlangt von deinem Team drei kleine Handgriffe: Betrag ablesen, eintippen, Ziffern prüfen. Zehn bis fünfzehn Sekunden, jedes Mal, mitten im größten Trubel.

Und dann kommt der Rest.

• Beträge, die nicht stimmen. €98 werden als €89 eingetippt. Der Gast ist weg, die Kasse sagt, der Tisch ist noch offen, und keiner weiß, warum.
• Zahlungen, die zu niemandem gehören. Im Kartenbericht steht eine Zahlung um 21:14 Uhr. Welcher Tisch war das?
• Tische, die doppelt zahlen. Niemand hat die Rechnung als bezahlt markiert, also kassiert ein Kollege sie noch einmal.
• Trinkgeld, das nicht aufgeht. Trinkgeld am Terminal landet nie auf der Bestellung, also laufen dein Schichtbericht und dein Kartenbericht auseinander.
• Erstattungen, für die der Gast wiederkommen muss. Bei einem eigenständigen Terminal heißt Geld zurückgeben meist, dass der Gast mit derselben Karte vorbeikommt.
• Der Abschluss. Jemand legt die Karteneinnahmen neben einen separaten Bericht, findet eine Differenz von €12,40 und sucht zwanzig Minuten danach.

Nichts davon ist für sich eine Katastrophe. Zusammen ist es eine Steuer auf jede Schicht.

Jetzt der ehrliche Teil. Legst du die Angebote nebeneinander, zeigt eine integrierte Lösung oft eine etwas höhere Gebühr pro Kartenart. Ein paar Hundertstel Prozent bei Debitkarten, etwas mehr bei Kreditkarten. Neben dem nackten Terminaltarif eines Anbieters, der nichts anderes tut, als Geld zu bewegen, sieht es aus, als würdest du für genau dieselbe Transaktion extra zahlen.

Du zahlst nicht extra für die Transaktion. Du zahlst für die Transaktion plus die Arbeit, die sie in deinem Betrieb erledigt: die Rechnung abrufen, die Bestellung schließen, das Trinkgeld erfassen und sich selbst der Auszahlung zuordnen. Diese Arbeit machen heute Menschen, zu Personalkosten, jeden einzelnen Abend.

Vergleiche also richtig. Pack den Gebührenunterschied und die Arbeitszeit in dieselbe Rechnung.

Nimm ein Restaurant mit €40.000 Kartenumsatz im Monat, verteilt auf etwa 1.600 Zahlungen. Angenommen, die integrierte Lösung kostet 0,15 Prozentpunkte mehr.

Arbeitszeit gerechnet mit €20 pro Stunde inklusive Arbeitgeberkosten. Das sind über €1.750 im Jahr, und dabei sind alle Fehler noch nicht eingerechnet, denn die lassen sich schwer beziffern und leicht unterschätzen. Setz deine eigenen Zahlen ein: deinen Gebührenunterschied, deine Anzahl Transaktionen, deine Stundenkosten. Das Ergebnis kippt selten.

Zwei Dinge kippen es doch. Sehr wenige Kartenzahlungen, weil es dann kaum Zeit zu sparen gibt. Und sehr hoher Umsatz, weil der Gebührenunterschied dann schneller wächst als die Stunden. Gehörst du zur zweiten Gruppe, akzeptiere von niemandem einen Listenpreis, auch nicht von uns. Frag nach einem Angebot für dein Volumen.

• Keine abgetippten Beträge. Die Rechnung geht so ans Terminal, wie sie ist, inklusive geteilter Rechnungen und Teilzahlungen.
• Trinkgeld auf der richtigen Bestellung. Trinkgeld am Terminal kommt als Trinkgeld auf genau dieser Bestellung zurück, nicht als unerklärliche Differenz beim Abschluss.
• Teilen und Teilzahlungen an einem Ort. Vier Gäste, vier Karten, ein Tisch. Die Bestellung zeigt, was bezahlt ist und was noch offen ist.
• Erstattungen aus der Kasse. Ganze Bestellung, ein einzelner Artikel oder ein beliebiger Betrag, zurück auf die ursprüngliche Karte. Zehn Minuten später oder zehn Tage später. Der Gast muss nicht dabei sein.
• Keine doppelten Abbuchungen. Die Kasse weiß, dass die Rechnung schon bezahlt ist, und warnt, bevor jemand sie noch einmal kassiert.
• Ausfälle, die sich selbst klären. Bricht die Verbindung mitten in einer Zahlung ab, holt die Kasse das Ergebnis ab, sobald sie wieder online ist. Nichts geht verloren und nichts wird doppelt abgebucht.
• Berichte, die übereinstimmen. Karte, Bargeld, Gutscheine und Trinkgeld in einem Abschlussbericht, pro Schicht und pro Tag, weil alles aus denselben Daten kommt.
• Auszahlungen, die du prüfen kannst. Sieh die Auszahlung, die Transaktionsgebühren und die enthaltenen Zahlungen direkt neben den Einnahmen, aus denen sie stammen. Dein Kontoauszug ist in fünf Minuten erledigt.
• Schneller am Tisch. Weniger Tippen, weniger Wege zur Kasse, schnellere Tischwechsel an einem vollen Abend.
• Eine Rechnung und ein Helpdesk. Wenn etwas schiefgeht, kann niemand mehr auf jemand anderen zeigen.

Manchmal ist es das wirklich. Nimmst du nur eine Handvoll Kartenzahlungen am Tag an, gibt es wenig Zeit zu gewinnen, und ein scharf kalkulierter Einzeltarif kann vorne liegen. Bist du an einen Terminalvertrag mit langer Kündigungsfrist gebunden, sitz ihn aus und wechsle, wenn er ausläuft. Und wenn du mit deinem Anbieter einfach zufrieden bist, bleib dabei. Vrodex POS funktioniert problemlos neben dem Terminal, das du schon hast, also zwingt dich nichts, vom ersten Tag an zu wechseln.

Wir empfehlen die verbundene Variante für das, was sie dir abnimmt, nicht weil du sie bei uns kaufen musst.

Vrodex Payments läuft über Mollie und kostet €5,95 pro Monat als Modul zusätzlich zu deiner Kasse für €44,95 pro Monat. Das Terminal holt die Rechnung aus der Kasse, das Ergebnis kommt zurück auf die Bestellung, und Erstattungen laufen über denselben Bildschirm.

Kassiere so, wie es gerade passt. Ein festes oder mobiles Kartenterminal. SoftPOS auf einem modernen Android-Smartphone, damit ein Gerät, das dein Team ohnehin dabeihat, am Tisch zum Kartenterminal wird. Ein Zahlungslink oder QR-Code für eine Rechnung, die nach Feierabend beglichen wird. Online-Zahlungen für deine Bestellseite. Egal wofür du dich entscheidest: Jede Zahlung landet auf der richtigen Bestellung.

Auszahlungen landen am nächsten Werktag auf deinem Konto. Für Kartenzahlungen vor Ort bekommst du ein Angebot für dein Volumen und deinen Kartenmix, in der Gebührenstruktur, die zu dir passt. Die Gebühren für Online-Zahlungen stehen auf der Preisseite und die Terminals auf der Hardware-Seite. Keine Überraschungen hinterher.

Die Kasse selbst läuft auf dem, was du schon hast: Windows, Mac, iPad, Android oder iPhone. Tische, geteilte Rechnungen und Berichte pro Schicht sind enthalten, und Reservierungen und Online-Bestellungen schaltest du dazu, wann du willst. Wie die Anbindung Schritt für Schritt funktioniert, steht auf der Seite zum Kartenterminal mit Kassenanbindung.

1. Kann das Terminal den Betrag von meiner Kasse empfangen, oder tippt ihn jemand ab? Lass dir eine Demo an einer echten Rechnung zeigen, nicht auf einer Folie.
2. Kann ich aus der Kasse erstatten, ohne dass der Gast mit seiner Karte danebensteht?
3. Zeigt der Zahlungsbericht die Auszahlung, die Gebühren und die enthaltenen Zahlungen? Genau das macht deinen Kontoauszug zu fünf Minuten Arbeit.
4. Was kostet das Terminal pro Monat und wie lang ist die Kündigungsfrist? Die Gebühr ist selten die ganze Rechnung.
5. Wie sieht die vollständige Gebührenübersicht pro Kartenart aus? Privat, geschäftlich, Kredit, Amex, europäisch und international. Ein einzelner Prozentsatz auf der Startseite ist keine Gebührenübersicht.

Zähl danach die Kartenzahlungen vom letzten Monat und mach die Rechnung oben mit deinen eigenen Zahlen. Das dauert zehn Minuten und beendet die Diskussion meistens.

Bezahlen ist das Letzte, was ein Gast bei dir tut. Da lohnt sich ein System, das es sich auch wirklich merkt. Willst du sehen, was die verbundene Variante bei deinem Volumen bringt, nutz den Ersparnisrechner oder frag uns nach einem Angebot für deine eigenen Zahlen. Lieber erst sehen, wie es läuft? Teste Vrodex 30 Tage kostenlos.