Dexy: der KI-Telefonassistent, der abnimmt, während du servierst

Samstagabend, acht Uhr. Alle Tische sind besetzt, die Küche ruft nach dem Service und das Telefon klingelt schon wieder. Jemand möchte morgen einen Tisch für vier. Jemand anderes kommt später. Ein dritter Anrufer fragt, ob du am Montag geöffnet hast. Jeder Anruf dauert zwei Minuten, und jedes Mal geht jemand von einem Gast weg, um abzunehmen.

Genau dafür haben wir Dexy gebaut: einen KI-Telefonassistenten, der das Telefon deines Restaurants annimmt, Tische in deinem eigenen Reservierungsbuch bucht und nur dann durchstellt, wenn dein Team wirklich gebraucht wird.

An einem vollen Abend bekommt ein Restaurant bis zu 50 Anrufe, die im Schnitt etwa zwei Minuten dauern. Das sind 100 Minuten, die jemand mit dem Telefon am Ohr an der Kasse steht statt im Gastraum. Und die Anrufe, die du verpasst, sind oft Reservierungen, die woanders landen.

Fast alle diese Gespräche sind einfach. Ein Tisch für vier. Habt ihr am Montag geöffnet. Wir kommen zehn Minuten später. Habt ihr etwas Glutenfreies. Dafür braucht es keinen Menschen, sondern eine schnelle und richtige Antwort. Rechne es für deinen eigenen Betrieb mit dem Rechner auf der Dexy-Seite aus.

Mit Vrodex Bookings arbeitet Dexy im selben Reservierungsbuch wie dein Team. Dexy prüft deine echte Verfügbarkeit, bucht den Tisch und schickt die Bestätigung per WhatsApp. Kein zweites System und keine Liste, die du hinterher abtippen musst.

• Ausgebucht? Dann bietet Dexy eine andere Uhrzeit an, einen kürzeren Aufenthalt, wenn der Abend fast voll ist, oder einen Platz auf der Warteliste.
• Ändern und stornieren. Dexy findet die Reservierung eines Anrufers über die Nummer, von der er anruft, und verschiebt oder storniert sie, sobald der Gast es bestätigt.
• Du entscheidest, was erlaubt ist. Reservieren, Ändern und Stornieren haben jeweils einen eigenen Schalter. Schaltest du einen aus, schickt Dexy dem Gast einen Link, damit er es selbst erledigen kann.

Reservierungen, die Dexy angelegt hat, tragen in deiner Reservierungsliste ein eigenes Symbol. So siehst du sofort, welche Buchungen telefonisch hereinkamen.

Nutzt du auch Online-Bestellungen? Dann nimmt Dexy auch Bestellungen am Telefon an. Dexy kennt deine Online-Speisekarte, nimmt Abhol- und Lieferbestellungen für heute auf und prüft die Lieferadresse. Die Bestellung kommt wie eine Online-Bestellung an der Kasse an und wird bei Abholung oder Lieferung bezahlt.

Der Gast kann nach dem Anruf eine Bestätigung per WhatsApp bekommen und eine Nachricht, sobald du die Bestellung annimmst oder ablehnst.

Die Nummer von Dexy nimmt auch WhatsApp-Nachrichten an. Gäste können im Chat eine Frage stellen oder einen Tisch reservieren, zu jeder Tageszeit, und Dexy antwortet dort genauso wie am Telefon. Setz den Chat-Link auf deine Website, dein Google-Profil oder Instagram und wähle selbst das Profilbild und die Beschreibung, die Gäste im Chat sehen.

Nicht jedes Restaurant will bei jedem Anruf einen Assistenten. Mit dem Annahmeplan legst du fest, wer abnimmt und wann:

• Erst dein Telefon. Dein eigenes Telefon klingelt, und nimmt niemand innerhalb der eingestellten Sekunden ab, übernimmt Dexy den Anruf.
• Nur Dexy. Für die vollsten Stunden, wenn du gar nicht gestört werden willst.
• Nur dein Telefon. Für den ruhigen Nachmittag, an dem du lieber selbst abnimmst.

Braucht ein Anruf doch einen Menschen, etwa bei einer Beschwerde, einer Gruppe von 24 oder einer Anfrage für eine Feier, stellt Dexy ihn an die richtige Nummer für diesen Anlass durch. Jede Weiterleitung hat ihre eigenen Zeiten. Während des Service nimmt Dexy stattdessen eine Nachricht auf, damit niemand für etwas aus dem Gastraum geholt wird, das warten kann.

Du richtest Dexy im Backoffice ein, in deinen eigenen Worten. Jede Änderung gilt ab dem nächsten Anruf.

• Neun Sprachen. Niederländisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Polnisch und Türkisch. Dexy beginnt in deiner Sprache und wechselt, sobald der Anrufer eine andere spricht. Anrufer können eine Sprache auch über die Tastatur wählen.
• Deine Stimme und Begrüßung. Wähle die Stimme, gib dem Assistenten einen eigenen Namen und schreib deine eigene Begrüßung.
• Kennt deinen Betrieb. Öffnungszeiten, die Speisekarte, Allergien, Parken, die Terrasse. Füge eine Beschreibung, eigene Anweisungen und häufige Fragen hinzu, und Dexy antwortet wie jemand, der bei dir arbeitet.
• Spricht Namen richtig aus. Sagt Dexy ein Gericht, eine Straße oder einen Namen falsch? Schreib auf, wie es klingen soll, und hör es dir sofort an.

Standardmäßig stellt sich Dexy als digitaler Assistent vor. Anrufer wissen, mit wem sie sprechen, und niemand fühlt sich getäuscht.

Jedes Gespräch landet im Backoffice, mit einer kurzen Zusammenfassung, der Aufnahme und dem vollständigen Transkript. Muss etwas nachgefasst werden, bekommt das Gespräch den Status Aktion erforderlich und die Zusammenfassung geht per E-Mail an dein Team.

• Sieh, welche Gespräche Dexy gerade führt und wie jedes Gespräch ausgegangen ist.
• Hör dir eine Aufnahme mit dem Transkript daneben an.
• Suche nach Telefonnummer oder filtere nach Thema und Ergebnis.
• Das Dashboard zeigt, wie viel Gesprächszeit Dexy dir abgenommen hat, wie viele Reservierungen entstanden sind und warum Gäste anrufen.

Telefongespräche sind personenbezogene Daten, deshalb geht Dexy sorgfältig damit um. Anrufer hören zu Beginn jedes Gesprächs, dass es aufgezeichnet wird und warum. Du wählst, wie lange Gespräche aufbewahrt werden, von 7 bis 90 Tagen. Danach werden Aufnahmen, Transkripte und Anruferdaten automatisch gelöscht. Du kannst alle Gespräche einer Telefonnummer nachschlagen und in einem Schritt löschen. Widerspricht ein Anrufer der Aufnahme, werden Aufnahme und Transkript gelöscht. Das Backoffice schreibt sogar den Text für deine Datenschutzerklärung.

Buch eine Demo, und wir richten Dexy gemeinsam mit dir ein. Wir besorgen eine lokale Nummer, du beschreibst deinen Betrieb, wählst eine Stimme und legst fest, wann durchgestellt werden darf. Danach rufst du Dexy zuerst selbst an, um es zu testen, noch bevor deine Gäste es tun.

Du behältst deine eigene Nummer. Leite sie an Dexy weiter, immer oder nur, wenn niemand abnimmt, und setz die neue Nummer auf Wunsch auf deine Website und dein Google-Profil.

Kostenlose Demo buchen oder mehr auf der Dexy-Seite lesen.